Flex office : Les avantages et inconvénients
Le télétravail a littéralement explosé à la faveur de la crise sanitaire. Et si ce nouveau mode d’organisation du travail a fait de nombreux heureux, force est de constater qu’il est remis en cause à différents égards : dé-sociabilisation, équipements non adaptés, manque de « cadre » …Aussi étonnant que cela puisse paraître, le bureau manque à beaucoup de salariés ! Dans ce contexte, le flex office qui prenait déjà ses marques avant le début de la crise fait, lui aussi, un bond en avant, répondant efficacement aux contraintes sanitaires, aux enjeux économiques des entreprises, et aux besoins des salariés de se re-croiser. Pour autant, la perfection n’étant pas de ce monde, le flex office présente aussi quelques inconvénients. Le point sur le flex office, ses vertus, mais aussi ses limites …
Le flex office, de quoi parle-t-on exactement ?
D’aucuns pourraient penser que le flex office est une organisation dont la flexibilité permet au collaborateur, d’aller – ou pas – au bureau, à sa guise ! Malheureusement, ce n’est pas l’exacte définition… Le principe du flex office, (également appelé « desk sharing », pour « bureau partagé ») consiste en effet à ne plus attribuer au collaborateur de poste de travail attitré, ce qui induit qu’il est libre de se déplacer et de s’installer sur des postes de travail mutualisés où il retrouvera, en s’identifiant, son espace de travail digital personnel.
Les avantages
La souplesse de ce mode organisationnel procure des avantages à l’entreprise comme aux collaborateurs. Voici les principaux :
La création de liens
Par définition, le flex office oblige à changer fréquemment de voisins de bureau. Cela facilite la rencontre de nouvelles personnes et la création de liens, ce qui est toujours excellent pour un collectif !
Plus d’autonomie, d’agilité, de collaboratif, de digitalisation…
En provoquant une rupture avec la routine des collaborateurs, le flex office les contraint à acquérir plus d’agilité et d’autonomie, ce qui est souvent aussi synonyme de productivité. Le flex office, mode de travail dont le principe repose très largement sur le networking, contribue aussi au travail collaboratif, et enfonce le clou de la digitalisation.
Des espaces appropriés aux différentes tâches
Qui n’a pas connu le stress de devoir passer un coup de fil sensible depuis un open space ? Le flex office prévoit souvent des espaces conçus pour répondre à différents styles de missions : des box fermés pour s’isoler, des salles de réunion pour brainstormer, des open-space pour échanger etc.
Une circulation plus rapide de l’information
En décloisonnant les collaborateurs, le flex office permet une communication plus fluide, une meilleure circulation de l’information, et contribue à libérer la créativité.
Last but not least : une réduction des coûts des immobiliers de l’entreprise !
En renonçant à offrir un poste – voire, un bureau – par collaborateur, le flex office permet de réduire la superficie des locaux de l’entreprise… Ce qui génère des gains fonciers ou locatifs, ainsi que des économies d’échelle en termes de chauffage, électricité, consommables etc.
Les écueils à éviter
Trop de souplesse tue la souplesse ! Aussi, pour que le flex office ne présente pas les inconvénients de ses avantages, il est indispensable de veiller à :
Garantir une organisation sans faille
Gestion des plannings, maintien des espaces de travail en situation de bon fonctionnement, veille au respect des objectifs… Les services de facility management (FM), tout comme le management commercial doivent être complètement impliqués, au risque de voir un collaborateur qui n’aura pas trouvé de poste de travail disponible, rentrer chez lui, ou aller procrastiner en salle de pause !
Sensibiliser aux règles de vie collectives
Le flex office signifie moins d’espaces personnels, et plus d’espaces collectifs, ce qui sous-entend un respect accru des règles de vie collectives. En substance : « les travailleurs nomades sont priés de laisser le bureau dans l’état où ils souhaitent le trouver » !
Maintenir la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance à l’entreprise
Si le flex office permet aux collaborateurs de gagner en autonomie, il risque aussi de leur faire perdre le sentiment d’appartenance et le sens du collectif. Les moments de convivialité, teams buildings et autres afterworks restent donc complètement d’actualité.
Prévenir le désengagement
Avec l’absence de place attitrée, exit les photos du petit dernier ou du compagnon à quatre pattes ! Or, le manque de repères du salarié peut être à l’origine d’un sentiment d’interchangeabilité source d’angoisse et de désengagement. Ce phénomène est à prévenir par un dialogue constant, et un aménagement convivial des espaces de travail. L’absence de photos ou d’objets personnels n’empêche pas une déco cosy et chaleureuse !
Flex office : le rôle clé du Facility Manager
En tant que gestionnaire des services généraux de l’entreprise, le Facility Manager a pour mission de gérer les bâtiments et services instrumentaux liés à l’activité de l’entreprise (bureaux, utilitaires, normes, sécurité, télécommunications, etc.), tout en tenant compte de ses contraintes budgétaires. Son rôle est donc absolument essentiel dans le cas de la mise en place d’une organisation de flex office. Au-delà de ses compétences techniques, le FM doit également être doté de soft skills lui permettant d’accompagner les collaborateurs les plus réfractaires ou simplement angoissés. Afin de ne pas laisser au hasard le choix de cette ressource clé, le mieux est de le confier à des experts du recrutement. Le cabinet Persuaders est spécialisé, depuis plus de quinze ans, dans le recrutement des cadres dirigeants, capables d’assumer les métiers de demain et d’accompagner les mutations sociales et organisationnelles. Ainsi, nos consultants spécialisés sont en première ligne pour accompagner le recrutement des cadres et managers acteurs dans le facility management, et moteur du succès de la mise en place du flex office au sein de votre entreprise.
